Благодійний Фонд "Аванте" - Етичний кодекс: 2

КОДЕКС ЕТИКИ БФ «АВАНТЕ»

ЧАСТИНА 2

РОЗДІЛ IV. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ У КОЛЕКТИВІ

План управління організацією має відображати місію, цілі та основні задачи організації. У випадку необхідності і релевантності організація впроваджує демократичні принципи. Управлінський орган організації несе відповідальність за діяльність і ресурси організації. Це перш за все визначення мети організації і забезпечення її відповідності змінам, які відбуваються у суспільстві. Керівництво також визначає діяльність організації і відповідність заявленій цілі. Правління відповідає за людські і фінансові ресурси організації, які .мають забезпечити виконання мети та існування організації а також: здійснює нагляд за дорученнями і вимогами закону.

1. Формування намірів діяльності організації

1. Декларування мети. Організація повинна розробити, офіційно в письмовому вигляді задекларувати свою місію, цінності і мету і ухвалити її керівництвом організації. В заяві мають бути чітко визначені причини та очікувані результати діяльності організації. Кожен член правління повинен чітко усвідомлювати і підтримувати мету організації.

2. Публічність. Місія, цінності і мета мають бути публічно оголошені перед персоналом організації, її членами, партнерами, клієнтами, донорами, спонсорами і загальною спільнотою.

2. Діяльність

1. Відповідність місії. Діяльність організації має відповідати її місії, цінностям і меті. Місія організації є основою діяльності організації. Стратегічне планування має бути орієнтовано на досягнення поставлених мети та цілей, які притаманні кожній організації.

2. Зворотній зв'язок. Організація докладає зусилля для отримання зворотного зв'язку від всіх зацікавлених сторін, щодо результатів в своєї діяльності.

3. Професіоналізм. Для ефективного виконання завдань організації правління може залучати професіоналів

3. Структура правління

1. Склад правління. До складу правління організації входити особи, які віддані її місії, бажають, на волонтерських засадах витрачати свій час і енергію задля її виконання та спроможні внести значний вклад у діяльність організації. Серед ресурсів, що вони можуть запропонувати правлінню, можуть бути наявні моральність, досвід і мудрість, престиж і спроможність, професійні навички, кваліфікація, компетентність, репутація та зв’язки, особисті якості.

2. Родинні зв'язки (конфлікт інтересів). До складу правління мають входити мінімум три особи, які не пов'язані родинними зв'язками. Оптимальним варіантом складу правління є наявність у ньому п’ятьох осіб, які не є родичами. Родинними зв'язками можуть бути пов'язані максимум двоє членів правління, у такому випадку склад останнього повинен нараховувати не менше сімох осіб.

3. Термін членства у правлінні. Для членів правління мають бути визначені жорсткі терміни перебування їх на такій посаді. Внутрішні правила організації повинні визначати. максимально допустиму кількість років перебування у правлінні і кількістю допустимих повторних термінів. Бажано, щоб один допустимий термін був не більше 3 років з можливістю 3 повторних термінів. Коли особа вичерпає максимальну кількість повторного членства у правлінні, її кандидатуру може бути подано повторно не раніше ніж через 1 рік.

4. Призначення правління. Відбувається за затвердженою процедурою.

5. Різноманіття. Керівний орган повинен мати представництво адекватне складу НУО. У випадку, коли до організації входять представники різних місцевостей або вона є національною, до складу правління доцільно включити представників всіх місцевостей. Для проведення зустрічей можна застосовувати такі технології як телеконференція.

6. Обізнаність із законодавством. Всі члени правління мають бути ознайомлені з нормативними документами органів місцевої влади, важливими для функціонування організації.

7. Компенсації/гонорари. Члени правління можуть отримувати компенсацію за витрати, пов'язані з виконанням їх обов'язків, а також гонорар за виконання окремих проектів, що фінансуються.

4. Обов'язки і відповідальність правління

1. Програми організації і їх відповідність місії. Правління розробляє програми відповідно до місії і мети, завдань і цінностей організації, та забезпечує їх виконання.

2. Ресурси. Правління забезпечує організації ресурсами (людськими, інтелектуальними, матеріальними, фінансовими), необхідними для виконання її мети, ефективно управляє ресурсами і виконує доручення і вимоги закону.

3. Форми організації робіт. Правління створює різні форми організації робіт для виконання цілій організації (цільові групи, прийняття на роботу виконавчого директора, експертів та професійних консультантів). Правління також визначає розмір їх компенсації.

4. Стратегічне планування. Правління приймає активну участь у коротко- та довгостроковому стратегічному плануванні, що включає визначення цілей, задач і прогресу організації у виконанні її місії.

5. Звітність. Протоколи і звіти правління мають бути доступні всім членам правління, персоналу та загальній спільноті. Виключення робиться тільки коли мова йде про персональну оцінку чи іншу конфіденційну інформацію.

6. Впровадження норм Етичного кодексу у діяльність організації. Правління має ухвалити Кодекс етики організації і забезпечити відповідність діяльності ухваленому кодексу. Кожен працівник організації повинен мати Кодекс етики організації.

5. Попередження конфліктів інтересів

1. Пріоритетом у діяльності організації є інтереси суспільства. Для членів правління цілі організації є більш пріоритетними, ніж їх особисті цілі. Інтереси організації займають вищі щаблі, ніж особисті інтереси. Разом з тим необхідність членів правління слідувати інтересам організації не повинна порушувати права на особисте та сімейне життя.

2. Обмеження для членів правління. Члени правління не мають права голосу при обговорені питань, що пов'язані з ними особисто (переобрання до правління, особиста компенсація тощо).

3. Подарунки. організації встановлює відношення організації до отримання подарунків персоналом. Наприклад, вона може заборонити персоналу приймати подарунки, що пов'язані з його професійною діяльністю або передавати їх в організацію.

4. Використання посади в особистих цілях. Персонал організації не має права використовувати свої посади, постійні чи волонтерські, в особистих цілях.

РОЗДІЛ V. ВІДНОСИНИ З КЛІЄНТАМИ

Інформація, що організація надає про себе клієнтам має бути точною, вчасною, адресною, відповідальною, забезпечувати якість, партнерство, конфіденційність, прозорість, незалежність.

1. Публічна інформація про організації для клієнтів

1. Відповідальність. Працівники та волонтери організації свідомо відносяться до взятих на себе зобов’язань перед клієнтами у щоденній роботі та під час планування зусиль організації в майбутньому.

2. Партнерство. Клієнти мають право впливати на планування роботи з ними. Під час планування послуг та програм, моніторингу та оцінки думка клієнтів є важливою: мають бути враховані результати досліджень, проведених самою організацією, інших досліджень. Розвиток програм та послуг організації може здійснюватися з урахуванням потреб клієнтів та громад, в яких працює організація, а також минулого досвіду організації.

3. Конфіденційність. Особиста інформація про клієнта та його (її) родину є конфіденційною і може бути надана іншій стороні лише з його (її) дозволу або в обмежених випадках, передбачених законодавством про захист інформації. Фахівці, залучені до надання послуг, з повагою ставляться до особистої інформації про клієнта, його стан та становище родини та оперують нею згідно процедур та виключно в інтересах клієнтів.

4. Незалежність клієнтів. Клієнт має право відмовитись від послуг, які йому пропонує організація. Клієнт має право висловити незадоволення та бути вислуханим щодо запропонованих послуг.

5. Прозорість. Клієнти мають доступ до інформації про інші програми та напрямки діяльності організації, в яких вони не беруть участі, та є обізнаними з механізмом прийняття рішень щодо них самих.

РОЗДІЛ VI. ВІДНОСИНИ З ДОНОРАМИ ТА СПОНСОРАМИ

Організація може приймати тільки ті кошти, які направлені на виконання її місії та мети, не суперечать її принципам і не заважають вільно, відповідально і об'єктивно вирішувати питання, з якими вона працює.

1. Загальні принципи донорства та залучення ресурсів

1. Керівний орган. Правління має проводити активний пошук джерел фінансування своєї організації. Члени правління повинні як звертатись до потенційних донорів, так і вносити свої особисті пожертви.

2. Правдивість. Організація має бути правдивою в усіх питаннях, що стосуються збору і використання коштів.

2. Взаємовідносини з донорами

1. Підготовка проектних пропозицій. Всі матеріали, які організації подає на розгляд донорів, мають бути достовірними, чітко прописаними і правдиво представляти організацію, її місію та програми. Організація повинна чітко виписати бюджет, тобто на які потреби вона збирається використати отримані кошти, враховуючи свої можливості. Проектна пропозиція не повинна містити перебільшень чи недоглядів та інформації, яка може справити невірне враження на донора.

2. Інформація про донорів. Організація має розробити документ, який захищатиме право донорів на отримання інформації про те, чи є учасники донорських операцій, дій, оплачуваними працівниками, волонтерами або агентами організації.

3. Неетичні звернення про пожертви/проектні пропозиції. Звертаючись з проханнями про пожертву, організація або її агент не повинні використовувати тиск, силу чи інші неетичні форми поведінки.

4. Отримання згоди від донорів на зміни умов/видів діяльності. Організація може змінити умови виконання діяльності за кошти пожертви чи гранту тільки у випадку отримання згоди донорів.

5. Контроль витрат. Організація має організувати систему контролю/проходження витрат гранту.

6. Своєчасна звітність. Організація має своєчасно готувати звіти про використання коштів гранту і про управління грантом.

7. Фінансові документи. Організація повинна надавати донору чи зацікавленій стороні фінансові документи за їх запитом.

8. Відносини з донором. Правління, менеджери, персонал і волонтери організації не повинні використовувати взаємовідносини з донором або з потенційним донором в особистих потребах, потребах родичів, друзів, колег тощо.

9. Конфіденційність. Конфіденційна інформація про донорів і пожертви не повинна передаватись третім сторонам, які не мають на це права. Організація має поважати тайну інформації, що стосується донорів і їх пожертв. Донори повинні мати можливість залишатися анонімними. їх імена не повинні значитись на будь-яких матеріалах (в списках), що продаються або передаються третім сторонам. Донор повинен мати можливість ухвалити список або видалити своє ім'я з нього.

3. Використання коштів

1. Використання пожертв/внесків. Організація має запевнити, що пожерти використовуються відповідно до місії та цілей, на які вони були виділені донорами.

2. Порядок оформлення домовленостей. У випадку, коли організація отримує грант, вона підписує контракт, за яким має здійснювати певну діяльність (оговорену в контракті), і несе етичну та правову відповідальність за виконання контракту.

3. Компенсації донорам. Організація не повинна сплачувати компенсацію донорам, базуючись на відсотках від вже отриманої чи очікуваної пожертви, гранта, а також не повинна сплачувати гонорар. Організація може запропонувати компенсацію за витрачені зусилля, час, професійну діяльність.

4. Ефективне використання коштів. Організація має забезпечити ефективне використання коштів гранту чи добровільної пожертви.

4. Забезпечення життєздатності ОГС

1. Перегляд. Організація не рідше 1 разу на рік (або за необхідністю частіше переглядає мету, цілі та стратегію. У разі необхідності до цих документів вносяться зміни і затверджуються головою правління.

2. Удосконалення. Час від часу діяльність організації підлягає критичній оцінці з метою визначення її відповідності заявленій цілі організації, ефективності, цінності поточних програм і їх перегляд, а також потребу в нових програмах. Оцінці підлягають, у тому числі:

 чи виконана вже мета самою організацією або іншою структурою на поточний момент і чи залишається ще потреба в подальшому існуванні організації;

 чи є потреба в перегляді мети у зв'язку зі змінами у спільноті;

 чи бажано організації перейти до розв'язання інших проблем/потреб і у зв'язку з цим переглянути заявлену мету та сформулювати нову.

 ефективність програм у напрямку вирішення задач організації;

 що отримують донори від програмної діяльності;

 співвідношення затрат і отриманих результатів;

 чи є потреба в нових послугах.

Оцінка має бути чесною і відкритою. В ній мають приймати участь зацікавлені сторони.

РОЗДІЛ VII. ВІДНОСИНИ З ДЕРЖАВНИМИ УСТАНОВАМИ

Організація може вступати в партнерські відносини з державними і міждержавними структурами тільки у випадку, коли таке партнерство сприяє досягненню її задач і не порушує її незалежність і самоуправління.

1. Відносини з державними агенціями і міждержавними інституціями

1. Відповідність і взаємовигода. Організація може вступати в діалог і співпрацювати з державними і міждержавними структурами тільки на взаємовигідних умовах і з метою підвищення ефективності її діяльності у напрямку вирішення її задач і пріоритетів.

2. Пріоритетом є виконання місії організації. Організація може вступати в партнерські відносини з державними і міждержавними агенціями не заради забезпечення її сталого розвитку чи конкурентоспроможності незалежно від місії і задач організації.

3. Політичні вигоди. Для організації головною є місія та мета, прихильником яких вона є, а не позиція політичного невтручання заради отримання політичної вигоди.

2. Фінансова прозорість і звітність ОГС

1. Фінансова звітність має здійснюватись у відповідності до державних і місцевих законів.

2. Фінансова стратегія. Організація затверджує фінансову стратегію, яка відповідає розміру організації і відображає кошти, що плануються до надходження до організації.

3. Внутрішні процедури контролю. Внутрішні процедури контролю мають передбачати захист від можливості використання окремою особою чеку (платіжного доручення) в особистих потребах. Таким захистом може бути додатковий підпис. Обмеження також мають бути зроблені і у відношенні сум, які може сплатити одна особа.

3. Діяльність ОГС в рамках законодавства

1. Закони і нормативні акти. Діяльність організації здійснюється у відповідності до державних і місцевих законів і нормативних актів. (організація може впливати на зміну законів і норм у випадку, коли така діяльність не суперечить її місії).

2. Юридична підтримка. З метою забезпечення відповідності документації організації чинним законам і нормативним актам, їх перевіряє юрист. Організація також може звернутись до юридичних служб, щоб забезпечити діяльність організації у правовому полі.

3. Страхування відповідальності. У випадку необхідності організація може розглянути прийняття страхування відповідальності.

4. Внутрішня перевірка. Періодично організація має проводити внутрішню перевірку на відповідність її діяльності чинному законодавству. Результати перевірки надаються правлінню.

РОЗДІЛ VIІІ. ВІДНОСИНИ З ЗМІ

Організація забезпечує канали комунікації, завдяки яким громадськість може отримувати інформацію про організацію і її діяльність.

1. Точність і відповідність контексту. Інформація, яку організація планує надати ЗМІ, політикам та громадськості, має бути точною і підготовленою у відповідному контексті. Це стосується інформації стосовно законодавства, політики, окремих людей, організації, проектів, яким/яких вона протидіє, підтримує або обговорює. Коли мова йдеться про прогнози, то з підготовленої інформації має бути чітко видно, що це прогноз, а не здійснений факт.

2. Уникнення упереджень. Організація має надавати об’єктивну та правдиву інформацію. У випадку, коли уникнути упереджень неможливо, про це має бути заявлено.

3. Право на проголошення заяв. Заяви можуть бути проголошені особами, які мають на це право. Від імені організації може виступити її член, якщо це оговорено і прописано в організаційному документі. Публічна організація не повинна невірно використовувати довіру громади, для якої вона працює.